Waar bewaar je de dingen die je inspireren? Waar verzamel je de “stuff” die je binnenkrijgt? Waar schrijf je de taken op die je nog moet doen? Anno 2017 komt er heel veel informatie op je af. Hoe organiseer je dat? Ik deed dat altijd in mijn notitieboekjes, post – its en digitaal. Soms besloot ik alles digitaal te doen en de andere dag weer op papier. Met als resultaat; je raakt het overzicht kwijt. Je vergeet dingen. Om je taken goed te organiseren is het boek “Getting Things Done” van David Allen een aanrader. Momenteel ben ik bezig met het lezen van dit boek. In deze blog wil ik met jullie delen hoe je dit boek kan vertalen naar de apps van Microsoft Office 365. Een software waar wij binnen ROC Friese Poort op dit moment gebruik van maken.

Voordat ik iets vertel over de handige apps van Office 365, is het belangrijk dat je de uitgangspunten van Getting Things Done begrijpt. Getting Things Done gaat uit van de volgende principes (D. Allen, 2014):

1. verzamelen en vastleggen wat onze aandacht vraag
2. we beslissen wat elk item betekent en wat ermee gedaan moet worden
3.  we organiseren de uitkomsten
4. reflecteren over de voortvloeiende opties
5. bepalen ten slotte wat we doen

Het komt vaak voor dat deze stappen niet worden gevolgd of in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd. Alle informatie die je ontvangt zal je moeten organiseren. Informatie kan je ontvangen via je mail, sociale media, in een gesprek, tijdens een vergadering, in de les en wellicht op veel meer plaatsen. Het uitgangspunt van Getting Things Done is dat je de informatie, oftewel ¨stuff´´ gaat organiseren, Door alle inkomende stuff te organiseren ontstaat er meer rust in je hoofd en creëer je zelfvertrouwen. Gebruik hiervoor zo weinig mogelijk ¨plaatsen¨ om je informatie te verzamelen. Een voorbeeld kan zijn een notitieboekje waar je alles verzamelt. In deze blog leg ik uit hoe je dit digitaal kan doen.

Eén van de apps die Office 365 biedt is OneNote. OneNote gebruik ik om alle informatie te verzamelen (stap 1, verzamelen en vastleggen wat onze aandacht vraagt) . Je leest bijvoorbeeld een onderwijsblad met een nieuwe visie op de manier van lesgeven, je denkt ¨dat is interessant¨. Op dat moment besluit je om de informatie op te slaan. Daarna besluit je in stap 2,3 en 4 wat het item voor je betekent en of er een actie aan verbonden is.

OneNote is de vervanger voor de fysieke map met tabbladen. Je bedenkt zelf hoe je OneNote pagina eruit ziet. Het mooie van Office 365 is dat je de mail direct kan doorzetten naar je OneNote. Hetzelfde geldt voor vergaderingen. Staat de vergadering gepland in je agenda, kan je er direct een OneNote koppeling aan vast zetten. Een mooie manier om notulen in op te slaan.

Ik probeer zoveel mogelijk digitaal te doen in de Office 365 apps. Op deze manier creëer ik voor mijzelf een vaste plek waarin de informatie binnenkomt. In Office 365 Teams werk ik samen met studenten. De app Teams is een app waarin je kunt samenwerken met studenten en collega´s. Ik zet hier opdrachten in voor studenten en studenten leveren het op deze plek in.

Als je informatie verzameld in OneNote of Teams besluit je direct of er een actie moet plaatsvinden of niet. Dit doe ik in de Office 365 planner. Een app waarin je projecten kan uitzetten, kan samenwerken met collega´s en studenten, notities kan opslaan, bestanden kan delen en kan plannen. In Planner kan je een mooi overzicht maken over de voortgang van je to do´s. Daarnaast kan je Planner ook gebruiken als verzameling van al je bestanden. De tabbladen van de App kan je zelf inrichten. Ik heb planner op de volgende manier ingedeeld. Dit is gebaseerd op Getting Things Done.

1. Takenlijst eerstvolgende acties: alle informatie waarvan je denkt: kan ik het direct uitvoeren? (voer het dan gelijk uit), moet ik het delegeren? of moet ik het uitstellen? op de takenlijst eerstvolgende acties zet je alles neer wat maar één actie nodig heeft. Bijvoorbeeld het nakijken van het proefwerk van één van je studenten. Of het bellen van de een bedrijf voor een stagebezoek. Duurt de actie minder dan twee minuten, voer het dan direct uit. Bedenk bij elke actie: wat is het doel van deze actie? Wat is de betekenis van deze actie?
2. Takenlijst projecten: alles waar één of meer acties voor gedaan moeten worden komen op de projectenlijst. Bijvoorbeeld het voorbereiden van een nieuw vak in de komende periode. Hiervoor moet je het boek nog lezen, een planning maken, het examen doornemen en een lesplan opzetten.  Per project maak je een takenlijst. Als je een project opstart is het belangrijk om eerst het einddoel te bepalen: wat wil ik bereiken? hoe ziet het eindresultaat eruit? Hoe bepaal ik het succes? Per project zet je dit bovenaan in de office 365 planner.
3. Takenlijst later/ misschien: alle stuff die je ontvangt en waarvan je denkt ik wil dit nog een keer doen, maar heb ik nu nog geen tijd voor. Bijvoorbeeld: je ziet op een website een handige App die je kan gebruiken in de klas. Je kent deze nog niet. Op dit moment heb je geen tijd om dit uit te zoeken of te testen. Deze plaats je dan in Office 365 planner bij de later/misschien acties. Af en toe kijk je op de lijst en besluit je of je iets mee gaat doen of niet. Op die manier blijven de toekomstige acties altijd georganiseerd.

Op deze manier is het mogelijk om al je taken of interesses op één plek te verzamelen. Bij het werken met Getting Things Done is het belangrijk dat je rekening houdt met de volgende uitgangspunten:

1. Bij elke actie of acties die je gaat uitvoeren: vraag jezelf waarom je het doet en wat het doel is van de actie die je uitvoert
2. Bekijk je lijsten in Planner en schoon deze af en toe op. Hiermee kijk je voortdurend kritisch naar je eigen planning
3. Gebruik af en toe een moment in de week om alleen maar ´´stuff´’ te verzamelen die een mogelijke actie vereisen.